AGENT DES SERVICES GENERAUX F/H REF 100538

Contexte

Sous l’autorité du directeur Administration générale et Qualité (DAGQ), vous intégrerez l’équipe du pôle Services généraux. Vous êtes en particulier chargé(e) d’assurer, seul(e) ou en équipe, les missions d’agent des services généraux dans le cadre des compétences confiées à ce pôle.

Missions

.  Accueil physique du public et la délivrance d’information et de prestations diverses aux usagers

. Accueil physique et orientation des visiteurs extérieurs (agents d’autres sites et collectivités…), notamment par la distribution de badges donnant accès aux étages du bâtiment et suivi de la gestion des badges

. Collecte, tri et distribution des plis et parapheurs, enregistrement des courriers spécifiques (recommandés) et préparation du courrier au départ (notamment les colis)

. Gestion des factures du service (logiciel Grand Angle)

. Réalisation des tournées extérieures vers les autres sites de la Communauté Urbaine et vers les différentes entités extérieures (pôles de contact, mairie, …)

. Gestion des salles de réunions (y compris les équipements), et notamment des demandes de boissons

. Participation à l’élaboration et la mise en œuvre des dispositifs et procédures relevant des services généraux

. Participation à certaines cérémonies ou réunions exceptionnelles

. Réalisation des opérations de petite logistique, de manutention (modification de la salle des instances communautaires, déplacement de mobilier, …) et de petite maintenance en lien avec la direction Energie et Maintenance des Bâtiments

. Remplacement des autres agents des services généraux dans l’ensemble de leurs missions quand cela est nécessaire

Compétences requises et conditions d’accès

Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

Connaissance des règles d’accueil des usagers

Bonne maîtrise des outils informatiques bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers (Grand Angle) 

Sens de l’initiative et autonomie

Rigueur, organisation et méthode dans l’exécution des tâches

Discrétion, réactivité et dynamisme

Esprit d’équipe développé

Bonne présentation

Disponibilité et ponctualité

Qualités relationnelles indispensables

Jours, lieu et horaires de travail

Lieu de travail : Hôtel de la communauté, 19 rue Georges Braque au Havre

36 h hebdomadaire du lundi au vendredi + RTT

Contraintes horaires : permanences entre 12h et 14h et amplitude de 8h à 18h (ouverture de l’accueil), en fonction du planning établi