Urbanisme Habitat
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Catégorie : B
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Missions
Gestion administrative des pièces des dossiers de demandes de subventions :
Organisation de la procédure d’enregistrement des pièces dématérialisées au sein de l’équipe : création d’un fichier commun de dépôt des pièces, optimisation de la base bleue, nouvelle procédure à mettre en place en substitution du papier
Organisation de la procédure de relances des propriétaires en vue de constituer leur dossier, afin d’obtenir les pièces manquantes (1er contact complet puis pièces pour les demandes de subventions), et de la relance potentielle des entreprises en vue d’obtenir les devis attendus
Changement d’outil informatique pour un meilleur suivi des données du service, et gestion de la stabilité des données et fichiers partagés
Sécurisation des procédures, notamment sur la qualité rédactionnelle des rapports et des dossiers envoyés
Gestion de l’organisation du flux des formulaires obligatoires et d’actes d’engagements liées à l’ingénierie du service : édition, signature, suivi.
Gestion de la communication et des animations du service pour promouvoir son action :
Gestion des réunions et animations extérieures : invitations, supports visuels, etc.
Echanges avec le service communication pour mise à jour des supports et des éléments en ligne (Formulaire, site internet, flyers, etc.)
Recherches de partenariats en vue de la valorisation du service, et lien avec les services presse ou communes extérieures
Lien avec les établissements du territoire pour l’accompagnement des ménages au numérique, la gestion des formulaires papier, l’information sur l’activité du service et la remise de supports
Encadrement des conseillers administratifs :
Planifier et coordonner la procédure de suivi administratif des dossiers
Accompagner les collaborateurs nécessitant une aide particulière pour faire aboutir leurs dossiers
Tenir une réunion hebdomadaire avec l’équipe pour répondre aux points de blocages concernant les dossiers et pour donner une ligne directrice quant aux procédures liées au dépôt des dossiers
Mise à jour des formulaires internes liés à la gestion administrative des dossiers
Compétences requises
Connaissance des enjeux, des évolutions et du cadre réglementaire des politiques publiques de l’habitat
Maîtrise des procédures administratives et connaissance des collectivités territoriales
Maîtrise des dispositifs de subventionnement des partenaires de la plateforme de la rénovation
Savoir gérer les procédures administratives et financières des partenaires
Capacité à gérer les procédures administratives et financières des partenaires
Parfaite maîtrise des outils informatiques et SIG
Connaissance des procédures de validation en interne
Aptitudes managériales et à la gestion des conflits
Rigueur, organisation
Disponibilité, adaptabilité
Capacités relationnelles, diplomatie,
Sens du travail en équipe
Aptitude à la négociation
Anticipation
Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de la communauté – 19 rue Georges Braque – Le Havre
36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT