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Catégorie : C
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Sous l’autorité du directeur administration générale et qualité, et au sein de l’équipe du pôle services généraux, vous êtes chargé d’assurer, seul ou en équipe, les missions d’agent des services généraux dans le cadre des compétences confiées à ce pôle.
Missions
Accueil physique du public et délivrance d'informations et de prestations diverses aux usagers
Accueil physique et orientation des visiteurs extérieurs (agents d’autres sites et collectivités…), notamment par la distribution de badges donnant accès aux étages du bâtiment et suivi de la gestion des badges
Collecte, tri et distribution des plis et parapheurs, enregistrement des courriers spécifiques (recommandés) et préparation du courrier au départ (notamment les colis)
Gestion des factures du service (logiciel Grand Angle)
Réalisation des tournées extérieures vers les autres sites de la Communauté urbaine et vers les différentes entités extérieures (pôles de contact, mairie, …)
Gestion des salles de réunions (y compris les équipements), et des demandes de boissons
Participation à l’élaboration et la mise en œuvre des dispositifs et procédures relevant des services généraux
Participation à certaines cérémonies ou réunions exceptionnelles
Réalisation d’opérations de petite logistique, de manutention (modification de la salle des instances communautaires, déplacement de mobilier, …) et de petite maintenance en lien avec la direction énergie et maintenance des bâtiments
Remplacement des autres agents des services généraux dans l’ensemble de leurs missions quand cela est nécessaire
Compétences requises
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
Connaissance des règles d’accueil des usagers
Bonne maîtrise des outils informatiques bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers (Grand Angle)
Sens de l’initiative et autonomie
Rigueur, organisation et méthode dans l’exécution des tâches
Discrétion, réactivité et dynamisme
Esprit d’équipe développé
Bonne présentation
Disponibilité et ponctualité
Qualités relationnelles indispensables
Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de la communauté, 19 rue Georges Braque au Havre
36 heures hebdomadaires au lundi au vendredi + RTT
Contraintes horaires : permanences entre 12h et 14h et amplitude de 8h à 18h (ouverture de l’accueil)