Secrétariat
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Catégorie : C
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Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat de la Direction générale, vous assurerez le secrétariat du Directeur général adjoint Gestion des ressources :
Accompagnement du Directeur général adjoint en matière de gestion, d’organisation, d’accueil et de suivi des dossiers
Gestion de l’agenda du Directeur général adjoint
Organisation de réunions, séminaires, déjeuners de travail…
Préparation des fonds de dossiers nécessaires aux différents rendez-vous du Directeur général adjoint
Rédaction et enregistrement de courrier
Vérification des parapheurs mis au visa et/ou à la signature du Directeur général adjoint
Accueil physique et téléphonique
Coordination des secrétariats des directeurs du département (agendas, circulation de l’information...)
Prise de notes et rédaction de rapports et comptes rendus
Organisation et participation aux réunions de département
Organisation des déplacements et gestion des frais de missions du Directeur général adjoint
Relations avec le secrétariat particulier du Président et le Cabinet
Mobilisation pour assurer une permanence au secrétariat de la Direction générale
Diplôme en assistanat de direction ou équivalent souhaité
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité
Connaissance des procédures administratives et des techniques de secrétariat
Maîtrise des outils informatiques
Aptitudes à la rédaction de courriers
Qualité d’expression écrite et orale
Très bonne maitrise du français et de la grammaire
Très bonne organisation dans le travail
Rigueur
Dynamisme, sens des relations humaines et aptitudes dans les contacts, qualités d’accueil et relationnelles
Goût pour le travail d’équipe
Esprit de synthèse
Proactif
Capacité à faire preuve de bon sens
Autonomie
Discrétion
Disponibilité
Hôtel de la communauté – 19 Rue Georges Braque – 76600 LE HAVRE
36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT
Participation aux permanences de la Direction générale
Télétravail possible