ASSISTANT DE DIRECTION F/H REF 100605

Contexte

Au sein de la direction urbanisme, habitat et affaires immobilières, vous assurez l’assistanat du directeur, du service amélioration de l’habitat et de la chargée de mission habitat foncier.

Missions

Mission 1 : Organisation des réunions et appui du directeur

o             Organiser les agendas et savoir prioriser les rendez-vous

o             Organiser les déplacements

o             Enregistrer et suivre les courriers entrants et sortants de la direction

o             Effectuer l’accueil téléphonique et transmission des messages

o             Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des conférences aménagements du territoire, comités techniques, comités de pilotage…

o             Respecter les calendriers et les délais avec la chaîne hiérarchique

o             Participer aux réunions de direction

Mission 2 : Assistant référent du service amélioration de l’habitat et de la chargée de mission habitat foncier

Sous l’autorité de la cheffe de service et de la chargée de mission : 

o             Assurer l’organisation du travail, des réunions et des comptes rendus de suivi

o             Participer aux points hebdomadaires

o             Accompagner le relogement des occupants en appui de la coordinatrice sociale du service amélioration de l’habitat

o             Assurer le rôle de correspondant ressources humaines pour le service

Mission 3 : Correspondant ressources humaines pour la direction

o             Assurer la gestion administrative des ressources humaines en lien avec les assistants de service (évaluations, plan de formation, suivi des congés et du télétravail…)

o             Saisir les éléments variables (astreintes, heures supplémentaires, frais de déplacement…)

Mission 4 : Communication et tableaux de bord

o             Organiser des actions de communication interne

o             Recueillir des informations et indicateurs auprès des services pour le rapport d’activité et le tableau de bord de la direction en lien avec le pôle d’appui et de gestion

Compétences requises et conditions d’accès

Savoirs :

BAC +2 en assistanat de direction ou expérience significative sur un poste d’assistant de direction

Connaissance des procédures administratives et des techniques de secrétariat 

Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité

Savoir-faire :

Maîtrise des outils informatiques

Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

Qualités :

Autonomie

Discrétion professionnelle

Rigueur et organisation

Qualités rédactionnelles et aisance relationnelle

Esprit d’équipe

Esprit d’initiative et capacités d’adaptation

Bonne présentation

Jours, lieu et horaires de travail

Poste à temps plein du lundi au vendredi – 36 heures hebdomadaires 

Hôtel de la communauté – 19 Rue Georges Braque – 76600 LE HAVRE