ASSISTANT COORDINATION DES FINANCEMENTS EXTERIEURS F/H - REF 1240

Missions

Participer à l’élaboration, à la revoyure éventuelle, et au suivi de l’exécution des contrats de territoire : recueil des informations nécessaires au renseignement des fiches-actions, aide à l’édition complète du contrat, diffusion auprès des porteurs de projets, interactions régulières avec les référents internes et externes des porteurs de projet pour vérifier le respect des engagements contractuels

Tenir à jour le suivi des opportunités de financements (appels à projets, appels à manifestation d’intérêt, dispositifs de droit commun) : participation à la veille auprès des principaux financeurs, mise à jour d’un tableau de recensement et de l’intranet, et aide à la diffusion auprès des référents internes et externes

Tenir à jour la base de données interne recensant les subventions gérées par les directions : interactions régulières avec les référents internes (chefs de projets, pôles administratifs et financiers, comptabilité) et externes (points de contact des financeurs), suivi des courriers des financeurs (notifications)

Fournir une assistance ponctuelleaux porteurs de projet internes dans le dépôt de leurs dossiers de demande de subvention, et participation au dépôt d’éventuels dossiers portés par la direction des Finances, et aux communes et autres partenaires de la collectivité dans leurs recherches de financements

Participer au développement de la stratégie de recherche de mécénat, en lien avec le responsable du pôle : aide au recensement des besoins internes, à la mise à jour d’une base de données des mécènes, à l’établissement des reçus fiscaux.

Assurer les tâches de correspondant RH pour les 26 agents de la direction des finances :  suivi des profils des agents sur les logiciels E-Temptation et HR Access, travail de vérification et d’édition des feuilles d’heures et des heures supplémentaires, suivi des formations des agents en lien avec le service RH, suivi des évaluations annuelles, gestion administrative des nouveaux arrivants, gestion des frais de mission des agents

Gestion des courriers du pôle dans le logiciel Trafic

Assurer la validation des pré-titres de perceptions des subventions à recevoir préparés par les services de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole, assurer le suivi des régularisations des recettes perçues avant émission de titres (P503) relatives aux subventions encaissées en lien avec les directions

Compétences requises

Connaissance des modalités de financement public (subventions, financeurs)

Connaissance des procédures de financement européen (FEDER en particulier)

Notions en marchés publics et en comptabilité publique 

Notions du cycle de vie des projets (sous maitrise d’ouvrage publique)

Notions de procédures internes de gestion en ressources humaines

Bonne maîtrise des outils informatiques : pack office, plateformes de gestion en ligne des subventions, logiciel comptable/Grand Angle, RH / HR Access, E-Temptation

Expérience souhaitée dans la gestion de dossiers de subvention au sein d’une collectivité

Expérience appréciée en gestion des ressources humaines 

Qualités relationnelles, esprit collaboratif

Rigueur, méthode dans le suivi des dossiers

Esprit d’initiative pour une amélioration continue des process

Capacité à respecter les délais sous contrainte

Discrétion

Lieu, jours et horaires de travail

Hôtel de la Communauté - 19 rue Georges Braque au Havre

Temps complet du lundi au vendredi – 36 heures hebdomadaires + RTT – Télétravail possible