Systèmes d’Information et Innovation Numérique

Assistant(e) de direction( H/F) 896 REMP

Postuler avant le

Catégorie : C

Direction : Systèmes d’Information et Innovation Numérique

Service : Service Administratif et Financier

Cadre d’emplois : adjoints administratifs

Dans le cadre d'un remplacement sur congé maternité du 05/09/2022 au 03/02/2022

Publié le

Missions du poste* :

Mission 1 : Participer à l’atteinte des objectifs et au respect des engagements qualité de la DSI’IN, ainsi qu’à la mise en œuvre du Schéma Directeur et à la Programmation Mutualisée des Systèmes d’Information 

Mission 2 : Assurer le secrétariat du directeur de la DSI’IN :

  • Organiser et suivre l'agenda du directeur de la DSI’IN,
  • Anticiper la gestion des rendez-vous,
  • Organiser et préparer des réunions (réservations de salles, convocations des participants, préparation des fonds de dossier, etc.),
  • Participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus,
  • Assurer l’interface entre le directeur et les agents ou interlocuteurs extérieurs ;
     
    Mission 3 : Participer au secrétariat de la DSIIN :
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction,
  • Réceptionner, trier, contrôler et diffuser les parapheurs,
  • Gérer les courriers, notes, informations et courriels : réception, diffusion, suivi, mise en signature, envoi,
  • Organiser et préparer des réunions, participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus pour les encadrants de la direction,
  • Classer et archiver les documents administratifs ;

Mission 4 : Participer à la gestion RH :

  • Gérer les questions liées au temps de travail des agents (congés et autorisation d’absence, anomalies de badgeage, arrêts maladie, suivi des grèves),
  • Saisir les éléments variables de paie (heures supplémentaires et astreintes),
  • Assurer le suivi du plan de formation ;*

Compétences requises :

Savoirs

Savoir-faire

Qualités

  • Formation en gestion administrative ou assistance de manager
  • Techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Technique de classement
  • Maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
  • Connaissances générales sur les collectivités territoriales

 

  • Maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautiques, Grand Angle, HR Access, E-Temptation, Trafic, Outlook)
  • Rigueur,
  • Autonomie
  • Discrétion
  • Réactivité
  • Sens de l’organisation
  • Qualités rédactionnelles,
  • Sens du travail en équipe
  • Polyvalenc

Conditions d’accès (Niveau / diplôme prérequis, Permis de conduire PL, B) : Bac + 2 (BTS ou DUT)