ASSISTANT TECHNICO-ADMINISTRATIF F/H - REF 780

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Catégorie : B

DIRECTION LOGISTIQUE – PARC AUTOMOBILE
SERVICE OUTILS DE MOBILITE

ASSISTANT TECHNICO-ADMINISTRATIF F/H

Cadre d'emplois des rédacteurs ou adjoint administratif confirmé

Publié le

Sous l'autorité du chef de service, vous assurez la gestion administrative de proximité des différents secteurs d'activités techniques du service en liaison étroite avec les services centraux administratifs et financiers de la direction logistique et parc automobile.

Vous assistez le chef de service dans ses activités : rédaction de notes, prise en charge, suivi et relance de dossiers spécifiques.

 

Missions principales 

Gestion du Parc Automobile
Gestion et mise à jour des états du parc (carburant, trajet domicile - travail, catégorie de véhicules…)
Gestion des démarches liées aux cartes grises des véhicules, des formalités administratives liées aux ventes de véhicules réformés
Création des dossiers de réception des véhicules neufs (format papier)
Mise à jour et contrôle des données sur le logiciel
Gestion des réformes de véhicules
Réalisation de requêtes intégrant tous types de données pour la ville du Havre, la Communauté urbaine et autres
Suivi et mise à jour des services utilisateurs dans la base de données
En lien avec l'assistante du directeur, gestion des autorisations trajet domicile – travail.

Sinistralité
Réception, saisie et contrôle de tous les constats, suivi des états liés à la sinistralité, transmission des constats aux organismes concernés
Relance des experts et de l'assurance quant au respect des délais, rédaction et suivi des mémoires de sinistres
Emission des bons de commande de franchises et mandatement des factures
Relations avec la carrosserie et les interlocuteurs extérieurs.

Traitement et suivi des demandes de biens en investissement et en fonctionnement 
Traitement et suivi des demandes de biens en investissement hors enveloppes centrales Mobilier et Matériel de Bureau (MMB) et thématiques de la direction logistique et parc automobile
Production des marchés subséquents suite aux accords-cadres : mise en concurrence des titulaires, analyse des offres en relation avec les techniciens, procédure d'attribution
Rédaction des bons de commande informatisés et pré-mandatement des factures 
 

Missions accessoires
Au sein d'une équipe de 3 agents
Gestion des carburants : crédits dédiés aux carburants, badges de distribution de carburant et consommations en stock et extérieures
Contrôles obligatoires (contrôles techniques et mines) : extraction des données, convocations, bons de commande et factures
Gestion des parcs mutualisés : création et suppression des fiches utilisateurs, ouverture de droits, renseignements téléphoniques
Gestion et formation du personnel : gestion des congés, maladies, accidents de travail, indemnités, grèves, heures supplémentaires, formation, ordres de mission…

Vous exercez vos fonctions dans un service commun Communauté urbaine – Ville du Havre.

Compétences requises
Connaissances :
Maîtrise des procédures administratives, des techniques comptables et production de statistiques d'exploitation
Techniques d'accueil physique et téléphonique, technique de prise de notes rapide et du classement
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels internes et de l'environnement multimédia : Word, Excel, Trafic, Outlook, Coriolis, HR Access, Temptation, Business Object, SGPA, As'tech, Hyperion, Internet
Connaissance de l'organisation municipale et communautaire des services
Aptitudes :
Grandes qualités rédactionnelles et relationnelles
Attrait certain pour des fonctions comptables et commerciales
Connaissance du cadre réglementaire de la commande publique 
Sens de l'organisation, de la méthode, du respect des délais et esprit de synthèse
Rigueur, disponibilité, sens de l'initiative et de la réactivité
Très grande discrétion (gestion de dossiers confidentiels) et capacité d'adaptation
Disponibilité et qualités de communication écrite et orale, d'écoute et de travail en équipe
Volontaire pour toute formation complémentaire concernant son domaine de responsabilité
 

Lieu, jours et horaires de travail
CETCO - 54 rue des Moteaux au Havre
Temps complet du lundi au vendredi